GTDからカンバン方式(TRELLO)に乗り換えてみた件

こんにちはいとまきです。

以前、みんな大好きGTD〜主要4アプリの比較という記事を書きました。

私は10年以上タスク管理はGTDで行ってきました。

その上で以前はOmnifocus、最近はTHINGS3を使ってきましたがMAC/IOSでしか動かないところに不満を覚えていました。

会社で支給されているiPhoneが最近Androidに変わることが決まって、仕方なくTodoistを試用してみたのですがやはりGTDをするには物足りなく、高機能なタスク管理ツールという自分の中の評価がはっきりしました。

やはり、Windows/Androidで使用できるGTDツールはToodledoだけだと思います。

気になっていたTRELLOを使ってみた

Toodledoは肌に合わないことがわかっているので、いわゆるカンバン方式といわれるTRELLOを試用してみました。

数日試用してみてこの機会にカンバン方式に移行してみようと思っています。

GTDとカンバン方式の違い

簡単なところで見積もりを作ってお客様に出してフィードバックをもらうところまでで、思想の違いを考えてましょう。

GTD

必要なタスクを洗い出し、それぞれにコンテキストを付けてプロジェクトに所属させます。

例えばこうなります。

【プロジェクト】

A社営業
【タスク】

・見積もりを作成する(コンテキスト:OFFICE)

・お客様に送る(コンテキスト:OFFICE)

・フィードバックを待つ(コンテキスト:WAIT)

最初にすべての作業を細かいレベルで洗い出し、実行時にはプロジェクトとコンテキストで絞り込みながら今できるタスクをモクモクとこなしていくことになります。

TRELLO

基本的には以下のようなリストを作って管理します。

TODO

DOING

IN-REVIEW

DONE

さてタスクを作成しましょう。・

タスクをA社営業だけです。

まずこのタスクはTODOに格納されます。

見積もりを作成できるタイミングになればDOINGに移動されます。

見積書を作成しお客様に送ったタイミングでIN-REVIEWに移動されます。

カンバン方式の場合、GTDのようにコンテキストに応じた複数タスクを事前に作成するわけではなく、タスク自体が状況に応じてコンテキスト(リスト)間を移動していきます。

取り合えず使い続けてみようと思う

TRELLOはプロジェクトがある程度の規模になるとどうしてもボードと言われるもの(それぞれにTODO/DOING/DONEなどが定義される)を分けて作成していく必要があります。そうしなければプロジェクトの区別ができずぐちゃぐちゃになるでしょう。

GTDではプロジェクトに関係なくコンテキストに応じて(例えばOFFICEなどに絞込んで)今できることを見つけるのが容易です。

TRELLOの場合、ボードを細かく分ければ複数のボードを見なければ今何が出来る(READYになっている)か判断をすることが出来ない状態になります。

とりあえずは、タスクの数を最小化し、ある程度の規模のプロジェクト規模までは各場所コンテキスト(OFFICEやHOMEなど)毎に作成したボードで管理することでこのあたりうまく運用してみようかと思っています。

私が作成してみたボードとリストは以下の通りです。

【OFFICEボード】

TODO / WAITING / DOING / RE-VIEWING / DONE

【ONLINEボード】

TODO / WAITING / DOING

【HOMEボード】

TODO / WAITING / DOING

次回予告

TRELLOはCHROME拡張やTRELLO自体の拡張機能により大幅にパワーアップさせることが出来ます。

次回は私が使っている拡張機能について記事にしようと思います。

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