みんな大好きGTD〜主要4アプリの比較 最強はどれだ!?

私も大好きで、GTD(Getting Things Done)が流行りだした頃から、色々と試してきました。

今現在はTodoistを使用していますが、それぞれ一長一短有ります。

Omnifocus / Toodledo / Todoist / Thingsについて、私の使い方とそれに対応した各アプリの良い点悪い点などを主に書きたいと思います。

私の使い方

  • GTDの手法でタスクを管理しています
  • 「今の状況において、できることだけを表示する」機能に強いこだわりを持っています。
  • 仕事だけではなく、家事などほぼすべてのタスク管理を行っています。
  • 膨大な量のタスクを管理しています。

使用遍歴

Omnifocus – Omnifocus2 – Toodledo – Todoist – Things3 – Todoist

Omnifocus2

いい意味でも悪い意味でも、GTDに最も準拠したアプリだと思います。

2007年頃から2015年くらいまでかなり長い間メインで使っていました。

GTDを実施する上で最も重要なアプリの機能は、「今の状況において、できることだけを表示する」ことだと思っています。

これをGTD的に完璧な実現ができるのはOmnifocusだけです。

良い点

プロジェクトごとに並列処理、直列処理を選択できる

プロジェクトごとに、前後関係を意識しなければいけないのか並列で処理できるのかを設定することができます。

他のアプリだと、「上司に捺印してもらう」、「書類をお客さんに提出する」、のような2タスクの前後関係を定義できませんので、開始日が来ると上司に捺印してもらっておらず、まだ実行できない「書類をお客さんに提出する」が表示されてしまう恐れがあります。

Omnifocus2では、前のタスクが終わらない限り次のタスクが表示させないないということができます。

タスクの階層化を駆使すれば、クリティカルパス的なことも表現できます。
今できることだけを表示するというGTDの考え方を忠実に(愚直に)実現する機能です。

タスクの開始日と期日を設定できる

案外タスクの開始日と期日を設定できるアプリは数少ないです。

他のアプリは、開始日なのか期日なのか曖昧な作りになっています。(便宜上、以降開始日と呼びます)

Omnifocusでは、開始日(アプリに表示開始する日)と期日を明確に区別します。

「今日できる:今日が期限」、「今日できる:今週末が期限」というようにタスクを把握できますので、優先順位が明確になります。

一方他のアプリでは「表示された」=「今日やるべき」と見えるので、「できるけど期限はまだなので時間があればやろうね」なのか「絶対に今日やるべき」なのかがはっきりとしません。

これも今できることだけを表示するというGTDの考え方を忠実に(愚直に)実現する機能です。

タスクの入力が最高に楽

もともとOmniOutlinerというアウトラインエディタがベースになっています。

キーボードだけで次々とタスクを作成していけます。

他のアプリはキーボードショートカットなどで工夫していますが、Omnifocusが最もつかいやすいと思います。

悪い点

致命的に同期が遅い

各社iCloudなどでシームレスな同期を手に入れる中、独自WebDavを固辞して改善が見られなかったことが私が他のアプリへ移行した直接の理由です。

「今やる」ことではなく「今できる」ことを表示することにこだわりすぎており、柔軟な優先順位付けができない。

開始日と期日を設定することによる負の側面です。

「今やる」ことよりも「今できる」の方が当然タスクの数は多くなりますので優先順位を付ける必要がでるのですが、スターを付けることしかできずタスクの表示順序を制御できませんのでませんのでやることが多すぎるとぐちゃぐちゃになってしまっていました。

コンテキストが1タスク1つ

コンテキストにはOfficeとかHomeとか入れるんですがどちらでもできるものってあるじゃないですか。
そういうものはAnywareとかにしておかないといけないので面倒でした。

まとめ

良くも悪くもGTDに忠実です。

良く言えば基本に忠実でシンプルですし、悪く言えば柔軟性に乏しいともいえます。

同期の遅ささえなければまだこれを使っていたとおもいます。

Todoledo

このアプリもGTDに忠実に作られていますが、Omnifocusよりは柔軟です。

タスクの開始日と期日を設定できるのはOmnifocusと同様です。

その他の部分もOmnifocusを意識しているのかGTDに忠実なのか、「プロジェクトごとに並列処理、直列処理を選択できる」機能がないこと以外はすごくよく似ています。

むしろOmnifocusよりも多機能で使わない機能がたくさんありました。

価格も安いですし、階層の作成さえ要らなければただで使えます。

同期は早くはないですがOmnifocusよりはましです。

難点は、デザインと操作性です。

とくにアプリでの階層化されたタスクなんかはぐちゃぐちゃでよくわからない状態になります。

Androidでも使えるので1年ほど使いましたが、我慢できなくなり乗り換えました。

Todoist

GTDとして最低限の機能を抑えています。

UIは洗練されており、通常使用の機能はバッチリです。

同期は完璧で、デバイス間でも瞬時に同期します。

私が最も求める「今の状況において、できることだけを表示する」というのは一工夫入ります。

私にとって一番のネックだった繰り返し機能の貧弱さが最近改善されてきて、今はこちらをメインに使っています。

総合的に癖がなく最も普通に使いやすいのがTodoistだと思います。

Things

一見するとTodoistに近いアプリに見えるかもしれません。

しかし、GTDの本質的な機能である「今の状況において、できることだけを表示する」を巧妙に実現したアプリです。

GTDにこだわりが無いユーザーは気が付かないでしょう。

Todoistとおなじような使い方をされると思います。

では、「今の状況において、できることだけを表示する」機能はどのように実現されているのでしょうか?

今の状況において、できることだけを表示する

「今日ビュー」と「リピートタスクの親子関係」がポイントです。

「リピートタスクの親子関係」どういうことでしょうか?

解説しよう。

通常のアプリは、リピートタスク自体がリピートされます。

一方、Things3ではタスク開始日にリピートタスクの複製として子タスクが作成されます。

この子タスクはリピートタスクとしてではなく単一のタスクとして生成されます。

要は小タスクに変更を加えてももともとの親タスクには影響を与えないということです。

どういう場合に便利なのでしょうか?

毎月1日にタスク実行が可能になり、月末までに処理すればよいタスクがあるとします。

例えば「庭の草むしり」とでもしましょう。

通常のアプリであれば1日にタスクが生成され、このタスクは処理するまでアプリに表示されっぱなしになります。

このタスクは休日に処理したいので平日は出てほしくないのですが、そうするとコンテキストで工夫が必要です。

例えばhome-weekdayとhome-holidayないしはgardenのような感じに分けると出しわけられます。

面倒ですよね。

Things3では親タスクとは独立しているため小タスクを延期して土曜日開始にしようが親タスクには影響しません。

ここで「今日ビュー」が出てきます。

「今日ビュー」は今日処理できるタスクを確認するためのビューです。

朝一に確認して今日やらないときめたタスクは、単一のタスクであれ、リピートタスクであれ延期してしまえば「今日ビュー」には表示されなくなります。

これを別のアプリで実行してしまうとリピートタスクのリピート設定がぐちゃぐちゃになってしまいます。

つまり、Things3では「今の状況において、できることだけを表示する」機能は「今日ビュー」と「リピートタスクの親子関係」によって実現されているのです。

OmnifocusほどGTDに忠実ではありません。

メインである「今日ビュー」はGTDの思想からすると邪道だと思います。

GTD的には、コンテキストやその他を駆使してアプリのビューに「今の状況において、できることだけを表示する」というのが本筋です。

「今日ビュー」は今日やらないものはユーザーの手で排除してしまい結果的に「今の状況において、できることだけを表示する」を実現するのです。

実は、「今の状況において、できることだけを表示する」ことの実現についてはこれまで記載した内容以外に、「今日」の概念の他に「今夜」が追加されていたりなど色々と細かで巧妙な仕掛けが準備されていますが、長くなりすぎたのでやめておきます。

Things3 は邪道ではありますが、GTDの本質である「今の状況において、できることだけを表示する」ことを一般的なタスク管理アプリのふりをしながら目立たず実現していることが素晴らしい点だと思います。

このアプリの最大の欠点はコンテキストが弱いこと。プロジェクトをまたがってコンテキストで一覧することが出来ないことです。

まとめ

GTDを忠実に実行したい方は「Omnifocus」がよいでしょう。GTD原理主義アプリです。

AndroidやWindowsでGTDを忠実に実行したい方には「Toodledo」がよいでしょう。

一般の方に一番オススメできるのは「Todoist」です。

開発者のこだわりポイントにバッチリフィットするのであれば「Things3」で決まりです。

私は同期さえまともになれば「Omnifocus」に戻ろうかと思っていましたが、「Things3」の細かな使い勝手の良さに魅了されてしまいました。

しばらくはThings3のお世話になろうと思います。(2017/09)

と思ったのですが、今はTodoistに乗り換えて幸せにやっています。(2018/01)

こんにちは、いとまきです。GTDマニアを自認しております。以前こんな記事を書きまして最強はThings3だと断じたわけですが、紆余曲折ございまして今はTodoistを使用しています。機能的に優れたものは他にもあります。デザインに優れたものも

終わり

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