GTDからTrelloに乗り換えてみてわかったカンバン方式のメリット・デメリットと私の運用

こんにちは。

GTD(Things3)からカンバン方式のTrelloに乗り換えてまだ1週間も経っていませんが、もうすでに心は看板一色、いとまきです。

メリット

ステータスが把握しやすくなった(当たり前ですが)

メリットはほぼこれにつきます。

GTDは大雑把に言ってしまうと「プロジェクト」と「コンテキスト」でタスクを処理する方法です。

Trelloは「ステータス」と「タグ」でタスクを処理します。

どちらも2軸です。

GTDではステータスの概念がありませんので、タスクを分割することで表現します。

一方でTrelloというかカンバン方式はステータスに重点が置かれたシステムです。

例えば、「プログラミングして上司に承認をもらうこと」を考えてみましょう。

Trelloでは「プログラムA作成」というタスクがあり、それが「TODO」→「DOING」→「IN-Review」→「DONE」と進捗に応じてステータスを変えていきます。

一方でGTDでは、「プログラムA作成」というプロジェクトに「作成」「レビュー」というタスクが存在し、タスクを消化していく事が進捗になります。

GTDにおけるわかりにくさは「作成」と「レビュー」があくまでも同レベルにあることです。

その為、システム上はそれぞれの開始日・期限に関連性が持てないので、場合によっては「作成」が完了していないにも関わらず「レビュー」の実行を促されるような状況になります。

それを抑えるために、OmnifocusやToodledoで採用されている「サブタスク」、Omnifocusで採用されているタスクの実行順序設定、Todoistに採用されているチェックリストなどがあります。

Trelloにもチェックリストがありますがそれはいわゆるカンバンとしての存在です。

ステータスが変わった時に前行程で何をして後工程で何をするのかを把握するために存在しますのですこし意味合いは変わってきます。

もう一つのステータスを管理するための方法としては、コンテキストで表現するということも考えられます。

しかしながら、GTDで小手先の方法でステータスを表現しようとしても、システムの根本としてステータスが組み込まれているカンバン方式に敵うわけがありません。

Trelloではひと目でステータスがわかります。

ここは大きな差でTrelloのメリットだと感じています。

デメリット

先程、以下のように書きました。

  • GTDは大雑把に言ってしまうと「プロジェクト」と「コンテキスト」でタスクを処理する方法です。
  • Trelloは「ステータス」と「タグ」でタスクを処理します。

Trelloはステータスの概念を獲得するために「プロジェクト」や「コンテキスト」の概念を同一画面上で持ちにくくなっています。

その弱点を補う方法として2つの考え方があります。

一つはタグなり、こちらで紹介したプロジェクトタグなりでプロジェクトを表現することです。

特定のタグだけをまとめて一覧したりすることは出来ませんので軽い用途にしか使えません。

他の方が使っている例を見ると「デザイン」「コーディング」「営業」などの区分分けが多いですね。

もう一つはボードをプロジェクトごとに分ける方法です。

当然視認性は悪くなります。

今何が出来るかなぁみたいなGTD的な用途とは相性が悪いです。

コンテキストもそうです。

GTDでは、「会社」「家」「外出先」などのコンテキストをタスクに設定してそれぞれのコンテキスト(状況)で何ができるかひと目で確認することが出来ました。

Trellloの場合、複数のボードを確認していかなくてはわかりません。

私がどのように運用しているのか?

基本的にボードは明確に分離できるコンテキスト単位で分けています。

「OFFICE」「HOME」です。

仕事上やプライベートの細々したプロジェクトについてはプロジェクトタグで区別するようにしています。

大きなプロジェクトについてはボードを新設します。

「プロジェクトA」のような感じです。

さらに、Trello〜無料ユーザーであってもCalendarとCard Repeaterを両方使いたい欲張りさんへという記事でも触れましたが繰り返しタスクは専用ボードの使用を推奨します。

このボードには、「リピート」と「リピート(オリジナル)」のリストを作ってあります。

詳しくはリンク先を見ていただきたいのですが以下の理由でおすすめしています。

  • 無料ユーザーであっても有用性最強のPoeer-UPS「Calendar」「Card repeater」の2つを活用できることと
  • リピートタスクの発生を管理できること

さらにメモ用のボードを作成しています。

このボードはリストをプロジェクト単位で使います。

例えば「2017年の目標」だとか「備忘録」だとかのリストを作っています。

GTDでいうSomedayのような使い方も良いと思います。

参考になれば幸いです。

スポンサーリンク
レクタングル大広告
レクタングル大広告

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク
レクタングル大広告